Privacy statement
Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Media PNO, hierna genoemd “PNO Media”, verwerkt persoonsgegevens in de uitoefening van zijn dienstverlening en zijn bedrijfsvoering. PNO Media is (statutair) gevestigd te Hilversum aan de Seinstraat 12 (1223 DA) en is de verantwoordelijke voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Wij nemen deze verantwoordelijkheid erg serieus en zorgen ervoor dat persoonsgegevens zorgvuldig behandeld en beveiligd worden. Het gebruik van persoonsgegevens vindt te allen tijde plaats in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en de Gedragscode gegevensverwerking financiële instellingen.

Opbouw van dit privacy statement

Wij hechten erg aan transparantie. Met dit privacy statement willen wij helder maken met welk doel wij bepaalde persoonsgegevens verwerken en wie daarbij betrokken zijn, hoe lang deze persoonsgegevens bewaard worden en welke beveiligingsmaatregelen wij nemen. Ook wordt uitgelegd welke rechten u hebt ten aanzien van de door PNO Media verwerkte persoonsgegevens, hoe u deze kunt uitoefenen en hoe u in contact kunt komen met PNO Media bij vragen over uw privacy.

Pensioenen

Op het moment dat u deelnemer wordt aan een van onze pensioenregelingen ontvangen wij van uw werkgever uw persoonsgegevens. De ontvangen persoonsgegevens worden gebruikt voor het uitvoeren van uw pensioenovereenkomst met uw werkgever, wettelijke regelingen, de afhandeling van uw vragen en om u te informeren over relevante zaken omtrent de pensioenregeling.
Met betrekking tot voornoemde verwerkingsdoelen verwerken wij de naam, adres (hierna te noemen NAW-gegevens), geboortedata, BSN- en A-nummers, het PNO-nummer, huwelijkse staat, geslacht, telefoonnummer(s), e-mailadressen en de bankgegevens van de betrokkene(n) en hun partner(s) en in sommige gevallen de mate van arbeidsongeschiktheid. Van de kinderen van betrokkenen verwerken wij de namen, geboortedata, BSN-en A-nummers. Ook verwerken wij overige (persoons)gegevens die noodzakelijk zijn voor het deugdelijk uitvoeren van de pensioenregeling, zoals onder meer gegevens van de aangesloten werkgevers, gegevens omtrent het betreffende pensioenreglement, de parttimefactor in combinatie met de toepasselijke premie en de hoogte van eventuele pensioenaanspraken.

Risicobeheersing, fraude en misbruik

PNO Media heeft de verplichting om de risico’s te beheersen en fraude te voorkomen. In verband met dit gerechtvaardigd belang kan PNO Media bepaalde persoonsgegevens, zoals NAW-gegevens en de geboortedatum, verwerken en externe bronnen raadplegen, zoals incidenten- en waarschuwingsregisters van de financiële sector. Ook kan PNO Media bepaalde registraties verrichten in voornoemde registers.

Contactmomenten

Als u via onze website (webformulier), per e-mail, telefonisch of per brief contact met ons opneemt, zullen wij, indien dat nodig is om uw vraag te beantwoorden, uw persoonsgegevens verwerken . Voor dit doel met de grondslag gerechtvaardigd belang verwerken wij NAW-gegevens, geboortedatum, het PNO-/werkgeversnummer, e-mailadressen, en relevante correspondentie met PNO Media.
Hetzelfde geldt als u een klacht indient of iets anders met ons wilt delen, ook dan worden gegevens van u geregistreerd. Deze vastlegging is nodig om de kwestie in behandeling te kunnen nemen en daaruit voortvloeiende acties te kunnen uitvoeren of de vraag te kunnen beantwoorden.

Gebruik van website

PNO Media heeft een gerechtvaardigd belang om zijn websites zo toegankelijk en relevant mogelijk te laten zijn en zoveel mogelijk aan te passen aan de voorkeuren en interesses van de bezoekers. PNO Media maakt daarbij gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Meer informatie over de cookies die wij gebruiken vindt u hier.
Om op digitale wijze uw persoonlijke, actuele pensioensituatie, uw uniform pensioenoverzicht en door PNO Media verwerkte (persoons)gegevens in te kunnen zien of te beheren, heeft PNO Media op zijn website de mogelijkheid gecreëerd in te loggen op MijnPNO.
PNO Media biedt tevens de gelegenheid om met onze pensioenplanner “Op Koers” uw huidige uitgaven te vergelijken met het inkomen dat u straks op basis van de huidige situatie waarschijnlijk heeft. Zo ziet u eenvoudig of u op koers bent of dat het nodig is om in actie te komen door bijvoorbeeld extra pensioen te sparen of uw plannen bij te stellen. Teneinde u dit inzicht te kunnen bieden, verwerken wij in aanvulling op de persoonsgegevens die wij al verwerken de door u in dit verband op te geven persoonsgegevens. Hierbij kunt u denken aan een inschatting van uw uitgaven na uw pensionering, pensioen- en salarisgegevens van uw partner, uw op koers-percentage, mogelijke risico’s en acties die u kunt ondernemen. Verder verwerken wij, als u aangeeft hier prijs op te stellen, dat u periodiek per email herinnerd wilt worden om Op Koers te actualiseren.
Om te kunnen verifiëren dat u het bent die inlogt op MijnPNO en Op Koers, wordt uw DigiD of gebruikersnaam en wachtwoord strikt voor dit doel verwerkt. 

Marketingactiviteiten en nieuwsbrieven

Als u deelnemer bent aan een van onze pensioenregelingen kunnen wij u via post, e-mail of telefoon benaderen met nieuwsbrieven en andere informatie over onze aanverwante producten en diensten. Voor dit doel verwerken we uw e-mailadres en/of NAW-gegevens. U kunt zich afmelden voor e-nieuwsbrieven via de link onder aan de e-mail, per telefoon en op de wijze aangegeven onder het kopje “Vragen en verzoeken om inzage-, correctie-, beperking van het gebruik- en verwijdering van uw persoonsgegevens”.

Statistisch onderzoek

PNO Media heeft ook een gerechtvaardigd belang om een beter beeld te krijgen van zijn (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden. Dit bereikt PNO Media door uw (persoons)gegevens te analyseren. Deze inzichten kunnen ook worden gebruikt om onze diensten en producten, website en marketinginspanningen te verbeteren. Uw persoonsgegevens kunnen ook worden gebruikt voor een risicobereidheidsonderzoek onder de deelnemers, werkgeversonderzoek en enquêtes zodat PNO Media zijn in dat verband relevante besluiten hierop nog beter kan laten aansluiten.

Financiële (pensioen)administratie/incasso

Om deelnemers en/of hun werkgever de verschuldigde pensioenpremie in rekening te kunnen brengen verwerken wij persoonsgegevens zoals NAW-gegevens, PNO-nummer, betalingsgegevens, factuurgegevens en andere gegevens in onze deelnemersadministratie.

Wie ontvangt uw persoonsgegevens nog meer?

PNO Media schakelt bij de uitvoering van zijn dienstverlening en andere bedrijfsactiviteiten ook andere dienstverleners in. Zo heeft PNO Media de uitvoering van zijn pensioenovereenkomsten en de hierboven genoemde overige activiteiten, uitbesteed aan zijn uitvoeringsorganisatie, de Coöperatieve Media Pensioen Diensten U.A. (hierna aan te duiden als “MPD”) welke deze diensten verricht in haar hoedanigheid van verwerker namens PNO Media. Als u meer wilt weten over MPD, kunt dit hier vinden.
Ook andere bedrijven zoals postbedrijven, drukkerijen en ICT-dienstverleners, (pensioen)consultants, incassobureaus en advocatenkantoren en bedrijven die zich richten op het analyseren en personaliseren van de websites, communicatie en het tonen van relevante content werken voor PNO Media. Deze bedrijven kunnen als dat noodzakelijk is uw persoonsgegevens ontvangen voor het desbetreffende doel.
PNO Media kan ook gehouden zijn persoonsgegevens te verstrekken aan daartoe bevoegde (overheids)instellingen, zoals toezichthouders, Stichting Pensioenregister, het UWV, opsporingsinstanties en belastingdienst.
Bij het verstrekken van persoonsgegevens aan verwerkers of derden, zal PNO Media erop toezien dat de vereiste contractuele, technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om te verzekeren dat uw persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.
Hoewel PNO Media zich tot doel heeft gesteld persoonsgegevens zo beperkt mogelijk en bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte door derden te laten verwerken, zou het in uitzonderingsgevallen kúnnen dat persoonsgegevens worden doorgegeven naar ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte. In die uitzonderlijke gevallen zal PNO Media passende maatregelen nemen die nodig zijn om te waarborgen dat uw persoonsgegevens goed worden beschermd.

Bewaartermijn

Vanzelfsprekend bewaart PNO Media persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. De bewaartermijn is niet voor alle persoonsgegevens gelijk en hangt ook af van het doel waarvoor het wordt verzameld en bewaard.
Zo worden persoonsgegevens die betrekking hebben op pensioenregelingen, bewaard tot vijfentwintig jaar na het eindigen van de deelnemersrelatie door overlijden of waardeoverdracht.
De persoonsgegevens die gebruikt worden voor marketingactiviteiten worden tot uiterlijk zes maanden na beëindiging van de deelnemersrelatie bewaard voor dat doel. Ontvangt u nieuwsbrieven omdat u zich hiervoor hebt aangemeld, dan blijft u deze ontvangen totdat u zich hiervoor afmeldt.
In specifieke gevallen kunnen we persoonsgegevens langer bewaren dan hierboven aangegeven, bijvoorbeeld als dat nodig is in verband met mogelijke juridische procedures.
Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd. Anonimiseren houdt in dat uw persoonsgegevens worden ontdaan van alle mogelijk identificerende kenmerken. Wat overblijft zijn statistische gegevens die niet meer aan uw persoon kunnen worden gekoppeld. Deze statistische gegevens zijn voor ons van belang omdat wij op basis daarvan inzicht kunnen krijgen in het gebruik dat van onze producten en diensten wordt gemaakt.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

PNO Media gaat uiterst zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik, hieronder valt onder andere een deugdelijk informatiebeveiligingsbeleid, training van onze medewerkers, beveiligde servers en fysieke beveiliging van ruimtes waar persoonsgegevens zijn opgeslagen. Bovendien hebben al onze medewerkers een geheimhoudingsverklaring getekend en alleen geautoriseerd personeel mag bepaalde persoonsgegevens inzien en verwerken.

Vragen en verzoeken om inzage-, correctie-, beperking van het gebruik- en verwijdering van uw persoonsgegevens

Hebt u nog vragen over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, wilt u weten welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd, wilt u gegevens (laten) wijzigen of (laten) wissen, dan kunt u contact met ons opnemen.
U kunt ook een brief sturen naar
Pensioenfonds PNO Media
t.a.v. functionarisgegevensbescherming
Postbus 1340
1200 BH Hilversum
Vermeld in het bericht in ieder geval uw NAW-gegevens en PNO-nummer. Voegt u ook een kopie van een wettelijk identificatiebewijs (paspoort of rijbewijs) bij zodat wij zeker weten dat de informatie die u opvraagt ook daadwerkelijk op u betrekking heeft. Wij verzoeken u voor de zekerheid op de kopie van uw identificatiebewijs uw burgerservicenummer, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en uw pasfoto zwart te maken.

Klachten

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen dan kunt u gebruik maken van de klachtenregeling van PNO Media. Als uw klacht niet naar tevredenheid wordt afgehandeld, kunt u deze, als het gaat om pensioen gerelateerde zaken, ter bemiddeling voorleggen aan
De Ombudsman Pensioenen (www.ombudsmanpensioenen.nl)
Postbus 93560
2509 AN Den Haag
telefoon (070) 333 89 65 of fax (070) 333 89 00
U kunt er ook voor kiezen een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijziging van het Privacy statement

We kunnen dit Privacy statement aanpassen. Dat doen we bijvoorbeeld als de wet of ons beleid wijzigt. Wij raden u daarom aan het Privacy statement regelmatig opnieuw te bekijken bij een bezoek aan onze website. U treft een link naar de meest actuele versie van ons Privacy- & Cookie statement onderaan onze website(s) aan.
De laatste wijziging was op 20 maart 2018.