Privacy statement
Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Media PNO, hierna “PNO Media”, voert de (bedrijfstakpensioen)pensioenregeling(en) uit die bij PNO Media zijn ondergebracht. Daarvoor is het noodzakelijk dat PNO Media persoonsgegevens gebruikt.

Wij nemen de verantwoordelijkheid voor persoonsgegevens erg serieus en zorgen ervoor dat persoonsgegevens zorgvuldig behandeld en beveiligd worden. Het gebruik van persoonsgegevens vindt dan ook altijd plaats in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en de Gedragscode gegevensverwerking financiële instellingen.

Opbouw van dit privacy statement

Met dit privacy statement willen wij duidelijk maken:
- waarvoor persoonsgegevens worden gebruikt;
- wie uw persoonsgegevens nog meer ontvangt;
- hoe lang deze persoonsgegevens worden bewaard;
- welke beveiligingsmaatregelen wij nemen;
- welke rechten u heeft ten aanzien van uw persoonsgegevens;
- hoe u in contact komt met PNO Media bij vragen over uw privacy.

Waarvoor worden persoonsgegevens gebruikt?

Pensioenen

Als u deelnemer wordt van een bij ons ondergebrachte pensioenregeling, dan verstrekt uw werkgever uw persoonsgegevens aan ons. Ook ontvangen wij persoonsgegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP) van de overheid. Deze persoonsgegevens gebruiken wij voor:
- het uitvoeren van uw pensioenovereenkomst met uw werkgever; 
- het nakomen van wettelijke verplichtingen; 
- de afhandeling van uw vragen;
- om deelnemers te informeren over relevante zaken omtrent de pensioenregeling. 

Wij gebruiken in dit verband van deelnemers en hun partners:
- naam; 
- adres (hierna te noemen NAW-gegevens); 
- geboortedata; 
- BSN- en A-nummers; 
- PNO-nummer; 
- huwelijkse staat; 
- geslacht; 
- telefoonnummer(s); 
- e-mailadressen;
- bankgegevens (alleen van de deelnemers);
- (soms) mate van arbeidsongeschiktheid.

Van de kinderen van deelnemers gebruiken wij:
- namen, 
- geboortedata, 
- BSN-en A-nummers. 

Ook gebruiken wij overige (persoons)gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de pensioenregeling, zoals onder meer:
- gegevens van de aangesloten werkgevers;
- de parttimefactor in combinatie met de toepasselijke premie en de hoogte van eventuele pensioenaanspraken.

Risicobeheersing, fraude en misbruik

PNO Media heeft een gerechtvaardigd belang risico’s te beheersen en fraude te voorkomen. Het kan voorkomen dat PNO Media met het oog hierop persoonsgegevens gebruikt, zoals:
- NAW-gegevens en geboortedata.
Ook kunnen externe bronnen worden geraadpleegd en aangevuld. Een voorbeeld van zo’n externe bron is het incidenten- en waarschuwingsregisters van de financiële sector. 

Contactmomenten

Als u via onze website (webformulier), per e-mail, telefonisch of per brief contact met ons opneemt, zullen wij om uw vraag te beantwoorden, uw persoonsgegevens gebruiken. Voor dit gerechtvaardigde belang gebruiken wij:
- NAW-gegevens;
- geboortedata;
- PNO-/werkgeversnummer;
- e-mailadressen;
- relevante correspondentie met PNO Media.
Hetzelfde geldt als u een klacht indient of iets anders met ons wilt delen. Ook dan worden de hiervoor genoemde persoonsgegevens gebruikt. 

Gebruik van website

PNO Media heeft een gerechtvaardigd belang om zijn websites zo toegankelijk en relevant mogelijk te laten zijn en zoveel mogelijk aan te passen aan de voorkeuren en interesses van de bezoekers. PNO Media maakt daarbij gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Meer informatie over de cookies die wij gebruiken vindt u hier.

Om op digitale wijze uw persoonlijke, actuele pensioensituatie, uw uniform pensioenoverzicht en door PNO Media verwerkte (persoons)gegevens in te kunnen zien of te beheren, heeft PNO Media de mogelijkheid gecreëerd in te loggen op MijnPNO. Om te kunnen verifiëren dat u het bent die inlogt, wordt uw DigiD of gebruikersnaam en wachtwoord gebruikt. 

Marketingactiviteiten en nieuwsbrieven

Als deelnemer aan een van onze pensioenregelingen kunnen wij u via post, e-mail of telefoon benaderen met nieuwsbrieven met voor u relevante informatie. Voor dit doel gebruiken wij uw:
- e-mailadres en/of NAW-gegevens.
PNO Media  maakt hierbij geen gebruik van profiling.

U kunt zich afmelden voor e-nieuwsbrieven via de link onder aan de e-mail, per telefoon en op de wijze aangegeven onder het kopje “Vragen en verzoeken om inzage-, correctie-, beperking van het gebruik- en verwijdering van uw persoonsgegevens”. 

Statistisch onderzoek

PNO Media heeft een gerechtvaardigd belang om een beter beeld te krijgen van zijn (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden. Dit bereikt PNO Media door uw (persoons)gegevens te analyseren. Deze inzichten kunnen ook worden gebruikt om onze diensten en producten, website en marketinginspanningen te verbeteren. 

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden gebruikt voor een risicobereidheidsonderzoek onder deelnemers, werkgeversonderzoek en enquêtes zodat PNO Media zijn in dat verband relevante besluiten hierop nog beter kan afstemmen.

Financiële (pensioen)administratie/incasso

Om deelnemers en/of hun werkgever de verschuldigde pensioenpremie in rekening te kunnen brengen gebruiken wij persoonsgegevens zoals:
- NAW-gegevens; 
- PNO-nummer; 
- betalingsgegevens; 
- factuurgegevens;
- andere gegevens uit onze deelnemersadministratie. 

Wie ontvangt uw persoonsgegevens nog meer?

PNO Media schakelt bij de uitvoering van zijn dienstverlening en andere bedrijfsactiviteiten ook andere dienstverleners in. Zo heeft PNO Media de uitvoering van zijn pensioenovereenkomsten en de hierboven genoemde overige activiteiten, uitbesteed aan zijn uitvoeringsorganisatie, de Coöperatieve Media Pensioen Diensten U.A. (hierna aan te duiden als “MPD”) welke deze diensten verricht in haar hoedanigheid van verwerker namens PNO Media. Als u meer wilt weten over MPD, kunt dit hier vinden.

Ook andere bedrijven kunnen als dat noodzakelijk is persoonsgegevens ontvangen voor het desbetreffende doel, zoals:
- salarisadministratiekantoren;
- accountantskantoren;
- actuariële organisatie;
- postbedrijven;
- drukkerijen;
- ICT-dienstverleners;
- (pensioen)consultants;
- incassobureaus.

PNO Media is soms ook verplicht persoonsgegevens te verstrekken aan daartoe bevoegde (overheids)instellingen, zoals:
- toezichthouders;
- Stichting Pensioenregister;
- het UWV;
- opsporingsinstanties;
- belastingdienst.

Bij het verstrekken van persoonsgegevens aan verwerkers of derden, zal PNO Media erop toezien dat er waarborgen worden getroffen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens uitsluitend worden gebruikt in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. 

Hoewel PNO Media het uitgangspunt hanteert om persoonsgegevens zo beperkt mogelijk en bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER) door derden te laten verwerken, zou het in uitzonderingsgevallen kunnen dat persoonsgegevens worden doorgegeven naar partijen in landen buiten de EER. In die uitzonderlijke gevallen zal PNO Media maatregelen nemen die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens goed worden beschermd.

Bewaartermijnen

Vanzelfsprekend bewaart PNO Media persoonsgegevens niet langer dan nodig is. De bewaartermijn is niet voor alle persoonsgegevens gelijk en hangt af van het doel waarvoor het wordt gebruikt.

De persoonsgegevens die gebruikt worden voor marketingactiviteiten worden tot uiterlijk zes maanden na beëindiging van de deelnemersrelatie bewaard voor dat doel. Ontvangt u nieuwsbrieven omdat u zich hiervoor hebt aangemeld, dan blijft u deze ontvangen totdat u zich hiervoor afmeldt.

In specifieke gevallen kunnen we persoonsgegevens langer bewaren dan hierboven aangegeven, bijvoorbeeld als dat nodig is in verband met mogelijke juridische procedures.

Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd. Anonimiseren houdt in dat persoonsgegevens worden ontdaan van alle mogelijk identificerende kenmerken. Wat overblijft zijn gegevens die niet meer aan een persoon kunnen worden gekoppeld. 

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

PNO Media gaat uiterst zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik, hieronder valt onder andere een deugdelijk informatiebeveiligingsbeleid, training van onze medewerkers, beveiligde servers en fysieke beveiliging van ruimtes waar persoonsgegevens zijn opgeslagen. Bovendien hebben al onze medewerkers een geheimhoudingsverklaring getekend en alleen geautoriseerd personeel mag bepaalde persoonsgegevens inzien en verwerken.

Vragen en verzoeken om inzage-, correctie-, beperking van het gebruik- en verwijdering van uw persoonsgegevens

Hebt u nog vragen over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, wilt u weten welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd, wilt u gegevens (laten) wijzigen of (laten) wissen, dan kunt u contact met ons opnemen.

U kunt ook een brief sturen naar:
Pensioenfonds PNO Media
t.a.v. Privacy officer
Postbus 1340
1200 BH Hilversum 

Vermeld in het bericht in ieder geval uw NAW-gegevens en PNO-nummer. Voegt u ook een kopie van een wettelijk identificatiebewijs (paspoort of rijbewijs) bij zodat wij zeker weten dat de informatie die u opvraagt ook daadwerkelijk op u betrekking heeft. Wij verzoeken u voor de zekerheid op de kopie van uw identificatiebewijs uw burgerservicenummer, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en uw pasfoto zwart te maken.

Klachten

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen dan kunt u gebruik maken van de klachtenregeling van PNO Media. Als uw klacht niet naar tevredenheid wordt afgehandeld, kunt u deze, als het gaat om pensioen gerelateerde zaken, ter bemiddeling voorleggen aan: 
De Ombudsman Pensioenen (www.ombudsmanpensioenen.nl)
Postbus 93560
2509 AN Den Haag
telefoon (070) 333 89 65 of 
fax (070) 333 89 00.

U kunt er ook voor kiezen een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verantwoordelijkheid en wijziging van het Privacy statement

Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Media PNO is verantwoordelijke voor dit beleid en de wijze waarop uw persoonsgegevens gebruikt worden. We kunnen dit Privacy statement aanpassen. Dat doen we bijvoorbeeld als de wet of ons beleid wijzigt. Wij raden u daarom aan het Privacy statement regelmatig opnieuw te bekijken bij een bezoek aan onze website. U treft een link naar de meest actuele versie van ons Privacy- & Cookie statement onderaan onze website(s) aan. 

De laatste wijziging was op 24 mei 2018.